Asiakirjajulkisuuskuvaus auttaa sinua löytämään Raahen kaupungin hallussa olevia asiakirjoja ja tietoja sekä yksilöimään niitä koskeva tietopyyntö. Tarvittaessa saat apua tietojen yksilöintiin Raahen kaupungin kirjaamosta. Ohjeet tietopyynnön tekemiseen löydät Aineisto- ja tietopalvelu -sivulta.

Mitä tietoja voit saada Raahen kaupungilta?

Jokaisella on oikeus saada tietoa Raahen kaupungin julkisista asiakirjoista. Asiakirjat voivat sisältää myös salassa pidettäviä tietoja, jolloin tietojen antamista rajoitetaan lainsäädännön perusteella. 

Jokaisella on myös oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.

Asiarekisterin tiedot

Raahen kaupunki ylläpitää asiarekisteriä vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja asioihin liittyvistä asiakirjoista. Pääasiallisena asiarekisterinä toimii kaupungin asianhallintajärjestelmä.

Asiarekisteriin kuuluvia tietoja voidaan hakea esimerkiksi:

• asian tai asiakirjan nimellä tai otsikolla
• asianumerolla
• lähettäjän tai laatijan nimellä
• päätöksentekijän nimellä
• päivämäärätiedoilla.

Lisätietoja asiarekisterin sisällöstä saat kaupungin kirjaamosta.

Tietovarannot

Raahen kaupungin tietovarannot sisältävät kaupungin palvelujen järjestämisessä, viranomaistehtävien hoitamisessa, päätöksenteossa ja hallinnossa syntyviä ja käytettäviä asiakirjoja ja tietoja kaikilta toimialoilta.

Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kaupungin tietovarantoja kuvataan toimialoittain. Kuvauksessa kerrotaan keskeisistä tietovirannoista, tietoaineistoista ja hakutekijöistä, joiden avulla tietoja voidaan etsiä.

Kaupunginhallituksen toimiala

Hallintopalvelut

Hallintopalveluissa käsitellään kaupungin päätöksentekoon, hallinnon järjestämiseen, toimielintyöskentelyyn, vaaleihin ja kuntademokratiaan liittyviä tietoja. 

Keskeisiä tietovarantoja ovat muun muassa asianhallinnan, arkiston, yleishallinnon ja luottamushenkilörekisterin tietovarannot. Keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi  esityslistat ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset, kuulutukset, asioiden valmisteluasiakirjat ja sidonnaisuusilmoitukset.

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi asian tai asiakirjan nimellä, asianumerolla, päätöksentekijän nimellä tai päivämäärällä.

Keskeiset tietojärjestelmät: Dynasty-asianhallintajärjestelmä, Triplan Arkisto.

Hankintapalvelut

Hankintapalveluissa käsitellään kaupungin hankintoihin, kilpailutuksiin, sopimuksiin ja toimittajayhteistyöhön liittyviä tietoja. 

Keskeisenä tietovarantona on hankintojen tietovaranto. Keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi tarjouspyynnöt, tarjoukset, sopimukset sekä muut hankintojen valmistelussa ja toteuttamisessa syntyvät asiakirjat.

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi sopimuksen nimellä tai allekirjoittajatiedoilla. 

Keskeiset tietojärjestelmät: Cloudia Kilpailutus, Cloudia Sopimus.

Henkilöstöpalvelut

Henkilöstöpalveluissa käsitellään henkilöstöhallintoon, palvelusuhteisiin, rekrytointiin, palkkaukseen, työhyvinvointiin ja henkilöstön kehittämiseen liittyviä tietoja. 

Keskeisiä tietovarantoja ovat esimerkiksi henkilöstöpalveluiden, henkilöstötietojen ja rekrytoinnin tietovarannot. Keskeisiä tietoaineistoja ovat muun muassa henkilöstötilastot, työhakemukset, luottamushenkilöiden palkkiomaksutiedot ja työvuorolistat.

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi henkilönimillä. 

Keskeiset tietojärjestelmät: Kuntarekry, Personec ESS, Personec Talentti.

Talouspalvelut

Talouspalveluissa käsitellään kaupungin taloushallintoon, kirjanpitoon, laskutukseen, maksuliikenteeseen, taloussuunnitteluun ja investointeihin liittyviä tietoja. 

Keskeisiin tietovarantoihin kuuluu talouden tietovaranto. Keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi kirjanpidon, laskutuksen ja matkasuunnitelmien tietoaineistot.

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi päivämäärä- ja tapahtumatiedoilla.

Keskeiset tietojärjestelmät: Ostolaskujärjestelmä, Intime talousraportointi. Talouspalvelujen ostolaskudata on saatavilla avoimesti verkossa Avoindata.fi-palvelussa.

Tietohallinto

Tietohallinnossa käsitellään kaupungin tietojärjestelmiin, tietoturvaan, käyttöoikeuksiin, sähköisiin palveluihin ja digitaalisten palveluiden kehittämiseen liittyviä tietoja.

Keskeisiin tietovarantoihin kuuluu tietohallinnon tietovaranto, AD-tietovaranto ja asioinnin tietovaranto. Keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi laitetiedot ja tukipyyntöjen tietoaineisto.

Keskeiset tietojärjestelmät: IT-palveluhallinnan järjestelmät, dokumentointijärjestelmä.

Kehittämislautakunnan toimiala

Raahen seudun kehitys -yksikössä käsitellään yritysten, aluekehittämisen, elinkeinojen ja matkailupalvelujen tietoja. Tietoaineistoja on esimerkiksi Taloustutka-yritystietopalvelussa, ValueFrame-asiakkuudenhallintajärjestelmässä ja Suhdannepalvelu-tietopalvelussa.

Kaupunkikehittäminen ja näkyvyys -yksikössä käsitellään ja ylläpidetään kaupungin kehittämishankkeita sekä tuotetaan tietoaineistoja markkinoinnin tarpeisiin. Useat ulkoiseen tiedottamiseen liittyvät tietoaineistot ovat vapaasti saatavilla verkossa julkisten verkkosivustojen ja sosiaalisen median kautta.

Kaavoitusyksikössä käsitellään  yleis- ja asemakaavoitukseen liittyvien suunnitelmien ja projektien tietoja. Kaavoituksen tietoaineistoihin sisältyy myös kaavoituksen ohjaamiseen ja valvontaan liittyviä tietoja.  Kaavoituksen tietoaineistoja on esimerkiksi Facta-kuntarekisterissä ja RYHTI -rakennetun ympäristön tietojärjestelmässä. 

Rakennetun ympäristön lautakunnan toimiala

Maankäyttö ja mittauspalvelut käyttävät yleiskaavaan, osayleiskaavaan ja asemakaavaan, kartta- ja johtotietoihin sekä maaomaisuuden hallintaan liittyviä tietoja. Lisäksi tietoja käytetään kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen. Tietoaineistoja on esimerkiksi FactaMap-paikkatietojärjestelmässä ja kunnallistekniikan YT-Cad -suunnittelujärjestelmässä.

Tilahallinnassa käsitellään kaupungin omien toimitilojen kiinteistönhoitoon, kunnossapitoon, rakentamiseen ja korjaamiseen liittyvien tehtävien hoitamiseen tarvittavia tietoja. Tilapalvelujen tietoaineistoja on mm. Haahtelan kiinteistö- ja rakennustietojärjestelmässä.

Ateria- ja puhtauspalvelut käsittelevät kaupungin järjestämien ateria- ja puhtauspalvelujen tuottamiseen tarvittavia tietoja. Tietoaineistoja on esimerkiksi ateriapalvelujen Matilda-toiminnanohjausjärjestelmässä ja AIVO-tuotannonohjausjärjestelmässä.

Kuntatekniikassa käsitellään asemakaava-alueiden katujen ja puistojen suunnitteluun, rakentamiseen ja ylläpitoon liittyviä tietoaineistoja. Kuntatekniikan tietoaineistoja on esimerkiksi järjestelmissä Sonet (varastokirjanpito) ja Mapon (kunnossapitokaluston paikannus).

Liikuntapalveluissa käsitellään Kuntokeidas Vesipekan, liikunta-alueiden sekä liikunnan ohjaus- ja asiakaspalvelun tietoja. Liikuntapalveluiden tietoaineistoja käsitellään mm. järjestelmissä Hellewi (kurssinhallinta), Timmi (tilavaraukset) ja Lipas.fi (liikuntapaikat).

Rakennus- ja ympäristövalvonnan keskeisiä tietoja ovat rakennusten pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, lupahakemukset ja -päätökset ja katselmuspöytäkirjat. Tietoja käytetään myös ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien, kuten ympäristölupien ja -tarkastusten, hoitamiseen. Tietoaineistoja on esimerkiksi Lupapiste-palvelussa ja Facta-kuntarekisterissä.

Tulevaisuuslautakunnan toimiala

Varhaiskasvatuspalveluissa käsitellään lapsi- ja perheasioihin liittyviä tietoja ja suunnitelmia. Varhaiskasvatuksen tietoaineistoja on esimerkiksi Daisy-toiminnanohjausjärjestelmässä ja varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardassa.

Opetuspalveluissa käsitellään opettaja-, opetus-, oppilas- ja opiskelijatietoja, kuten rekisteritietoja, todistuksia, opiskeluun liittyvät päätöksiä, valintoja, tilastoja ja raportteja. Opetuspalvelujen tietoaineistoja on esimerkiksi Wilma- ja MultiPrimus -oppilashallintojärjestelmissä sekä Koski-tietovarannossa.

Kulttuuripalveluissa käsitellään kulttuuri-, kirjasto- ja museopalveluiden järjestämiseen liittyviä tietoja, tilastoja ja raportteja sekä kulttuurijärjestöjen ja yhdistysten avustuksia. Kulttuuripalvelujen tietoaineistoja on esimerkiksi lipunmyyntijärjestelmässä, museon Yksa-kokoelmahallintajärjestelmässä ja kirjaston Koha-kirjastojärjestelmässä.

Vapaa-aikapalveluissa käsitellään nuorisopalveluiden, yhdistysten ja vapaan sivistystyön (Raahe-opisto, Musiikkiopisto) tietoaineistoja. Vapaa-aikapalvelujen tietoaineistoja on esimerkiksi Hellewi-kurssinhallintaohjelmassa, CaseM-asiointipalvelussa ja PAR -asiakas- ja tilastointijärjestelmässä.

Työllisyyslautakunnan toimiala

Työllisyyslautakunnassa käsitellään ja ylläpidetään työllisyydenhoitoon ja kotoutumispalveluihin liittyviä tietoaineistoja ja rekisterejä. Työllisyydenhoidon tietoaineistoja on esimerkiksi Asiantuntijan työmarkkinatorilla, Yleisessä avustusjärjestelmässä ja TYP-järjestelmässä.

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. 

Tietopyynnön tekemistä koskevat ohjeet ja yhteystiedot löytyvät Aineisto- ja tietopalvelu -sivulta.